Maîtriser le modèle de financement Lump Sum Horizon Europe

Le 20 novembre, la communauté de recherche et d'innovation luxembourgeoise s'est réunie pour un « Brunch avec les Coordinateurs », dédié au modèle de coût forfaitaire Horizon Europe. La session a réuni des experts activement impliqués dans la conception et la coordination de projets financés par l'UE, offrant des perspectives pratiques sur l'un des changements les plus significatifs dans la pratique du financement de l'UE.

L'événement, organisé par Luxinnovation en tant que point de contact national pour le programme Horizon Europe, a réuni les contributions de Francesca Borrelli et Nancy Ramia, conseillères principales au sein de l'équipe de financement européen de Luxinnovation; Despina Anastasopoulos, responsable de programme pour la recherche et le développement de l'innovation chez Netcompany et Ulrich Genschel, responsable du secteur pour la simplification du financement Horizon à la Commission européenne.

Le succès ne consiste pas à dépenser de l'argent, c'est à accomplir des activités. Nancy Ramia, Luxinnovation 

Le message central était clair : le modèle à somme forfaitaire change fondamentalement la manière dont les bénéficiaires conçoivent et gèrent les projets européens. Comme l'a souligné Nancy Ramia, «Le modèle à somme forfaitaire est un vrai changement: pas de feuilles de temps, pas de factures, pas d'audits de coûts, il suffit de se concentrer sur la livraison de votre travail. Le succès ne consiste pas à dépenser de l'argent, c'est à accomplir des activités. Et souvenez-vous, l'équipe du NCP du Luxembourg est là pour vous guider à chaque étape.»

La première session, dirigée par la Commission européenne, a détaillé les principales caractéristiques de cette approche. Contrairement aux subventions traditionnelles, le financement forfaitaire ne nécessite aucune preuve financière (pas de factures, pas de feuilles de temps, pas d'audits financiers). Les paiements sont effectués uniquement sur la base des activités accomplies décrites dans les lots de travail. Les bénéficiaires doivent donc prêter une attention particulière lors de la phase de la proposition, en veillant à ce que les tâches, rôles et responsabilités soient clairement définis. Comme la Commission l'a rappelé aux participants, la proposition devient effectivement le contrat de projet.

Un modèle essentiel pour l'écosystème R&I du Luxembourg

Netcompany a ensuite partagé son expérience pratique de la coordination de projets à somme forfaitaire. Leur présentation a mis en lumière des défis pratiques, tels que le maintien d'une communication cohérente au sein du consortium et la garantie que tous les partenaires comprennent ce qui constitue une «conclusion» d'un lot de travail. Leur expérience a démontré que des discussions précoces, des estimations réalistes de la charge de travail et des mécanismes structurés de reporting sont essentiels pour une mise en œuvre fluide.

Le modèle à somme forfaitaire simplifie les processus. Francesca Borrelli, Luxinnovation

La dernière partie de l'événement a pris la forme d'une discussion ouverte, permettant aux participants de poser directement des questions à la Commission. Les sujets abordés comprenaient la gestion de paquets de travaux partiellement terminés — lorsque les coupes sont proportionnelles — et la gestion des changements imprévus par des amendements. La Commission a souligné que son objectif n'est pas de pénaliser les bénéficiaires, mais de soutenir une exécution réussie.

Francesca Borrelli a résumé l'état d'esprit stratégique requis: «Le modèle à somme globale simplifie les processus, mais le succès dépend d'une planification minutieuse et d'une communication claire au sein du consortium et avec la Commission européenne.»

Avec Horizon Europe qui continue d'adopter des subventions forfaitaires dans plusieurs clusters, comprendre ce modèle devient essentiel pour l'écosystème R&I du Luxembourg. Luxinnovation, en tant que Point de contact national, est prête à soutenir les organisations dans cette transition.