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Die Richtlinie gilt innerhalb der juristischen Person LUXINNOVATION GIE (nachstehend „Luxinnovation“ oder „Rechtsträger“ genannt), die unter der Nummer C16 im Handelsregister Luxemburg eingetragen ist. Ihr Hauptsitz befindet sich in 5, Avenue des Hauts-Fourneaux L-4362 ESCH-sur-ALZETTE.
Sie dient der Information und der Angabe der Verfahren zur Erfassung, Bearbeitung und Weiterverfolgung interner und externer Meldungen, die von der meldenden Person in gutem Glauben gemacht werden.
Die vorliegende Richtlinie ist ab dem 01/12/2023 gültig. Der Arbeitgeber behält sich das Recht vor, den Inhalt der vorliegenden Richtlinie jederzeit zu ändern und zu ergänzen. Diese Politik ist für die Mitarbeiter von Luxinnovation im Intranet (https://intranet.Luxinnovation.lu/) und für die Kontakte von Luxinnovation auf der Website (www.luxinnovation.lu) verfügbar.
Konzepts | Begriffsbestimmungen |
Bevollmächtigte Personen | Personen, die von Luxinnovation beauftragt sind, die gemeldeten Verstöße entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Ihre Identität wird den Mitarbeitern bei jeder neuen Ernennung per E-Mail mitgeteilt. |
Verstoß(e) | Handlungen oder Unterlassungen, die rechtswidrig sind oder dem Ziel oder Zweck des nationalen Rechts oder der unmittelbar geltenden Bestimmungen des EU-Rechts zuwiderlaufen. |
Externer Bericht | The oral or written communication of information about breaches to the competent authority.Die mündliche oder schriftliche Übermittlung von Informationen über Verstöße an die zuständige Behörde. |
Erleichterung | Eine natürliche Person, die eine meldepflichtige Person bei der Meldung in einem arbeitsbezogenen Kontext unterstützt und deren Unterstützung vertraulich sein sollte. |
Informationen über Verstöße | Informationen, einschließlich begründeter Verdachtsmomente, über tatsächliche oder potenzielle Verstöße, die in der Organisation, in der die meldende Person arbeitet oder gearbeitet hat, oder in einer anderen Organisation, mit der die meldende Person durch ihre Arbeit in Kontakt ist oder war, stattgefunden haben oder mit hoher Wahrscheinlichkeit stattfinden werden, sowie über Versuche, solche Verstöße zu verbergen. |
Interner Bericht | Die mündliche oder schriftliche Weitergabe von Informationen über Verstöße innerhalb der juristischen Person. |
Betroffene Person
| Natürliche oder juristische Person, die in dem Bericht oder der öffentlichen Bekanntmachung als die Person genannt wird, der die Verletzung zugeschrieben wird oder mit der diese Person in Verbindung steht. |
Öffentliche Bekanntgabe oder öffentliche Bekanntgabe | Die Veröffentlichung von Informationen über Verstöße in der Öffentlichkeit. |
Bericht oder Berichterstattung | Die mündliche oder schriftliche Übermittlung von Informationen über Verstöße. |
Meldepflichtige Person | Jede natürliche Person, die Informationen über Verstöße, die sie im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit erlangt hat, meldet oder öffentlich bekannt gibt. |
Vergeltungsmaßnahmen | Jede unmittelbare oder mittelbare Handlung oder Unterlassung, die in einem arbeitsbezogenen Kontext erfolgt, durch eine interne oder externe Berichterstattung oder durch eine öffentliche Bekanntgabe veranlasst wird und der meldenden Person einen ungerechtfertigten Schaden zufügt oder zufügen könnte. |
Arbeitsbezogener Kontext | Gegenwärtige oder frühere Arbeitstätigkeiten im öffentlichen oder privaten Sektor, durch die Personen unabhängig von der Art dieser Tätigkeiten Informationen über Verstöße erhalten und in deren Rahmen diese Personen Vergeltungsmaßnahmen erleiden könnten, wenn sie solche Informationen melden. |
Eine meldepflichtige Person kann ein aktueller oder ehemaliger Mitarbeiter sein, aber auch ein Bewerber, ein (bezahlter oder unbezahlter) Praktikant, ein Freiwilliger, ein Selbständiger, ein Geschäftsführer oder ein Manager sowie eine Person, die für Auftragnehmer, Unterauftragnehmer und Lieferanten arbeitet.
Die meldende Person muss Verstöße nach Treu und Glauben melden, d. h. sie muss „berechtigten Grund zu der Annahme haben, dass die gemeldeten Informationen über Verstöße zum Zeitpunkt der Meldung wahr waren“ (Artikel 4 des Gesetzes). Das gesamte nationale Recht wird abgedeckt.
Die gemeldeten Informationen müssen rechtmäßig und in Übereinstimmung mit den geltenden Rechtsvorschriften erhoben worden sein.
Informationen über Verstöße müssen gemeldet werden und werden in Übereinstimmung mit Artikel 4 dieser Richtlinie verarbeitet.
Meldepflichtige Personen, die Verstöße melden wollen, werden ermutigt, der internen Meldung innerhalb der juristischen Person Vorrang vor einer externen Meldung an eine zuständige Behörde einzuräumen.
Individuelle Angelegenheiten, die Mitarbeiter betreffen, werden nicht im Rahmen dieser Politik behandelt, sondern separat von der Personalabteilung (bitte wenden Sie sich an die zuständigen Mitarbeiter).
Bitte beachten Sie, dass Luxinnovation eine eigene Politik in Bezug auf moralische und sexuelle Belästigung verfolgt. Jede Person, die glaubt, Opfer oder Zeuge von moralischer oder sexueller Belästigung bei Luxinnovation geworden zu sein, wird aufgefordert, sich im Rahmen dieser gesonderten Politik an die Personalabteilung oder die Personaldelegation zu wenden.
3.1. Die in Artikel 4 der Richtlinie vorgesehenen internen Meldekanäle werden in einer sicheren Weise konzipiert, eingerichtet und verwaltet, die die strikte Vertraulichkeit der Identität der meldenden Person, aller in der Meldung erwähnten Dritten und aller in der Meldung enthaltenen Informationen und Daten gewährleistet.
Das gesamte in Artikel 4 der vorliegenden Richtlinie beschriebene Verfahren wird vertraulich, objektiv und unparteiisch durchgeführt.
Die an diesem Verfahren beteiligten Personen verpflichten sich gewissenhaft, die Vertraulichkeit der ihnen zur Kenntnis gebrachten Informationen und Daten zu wahren. Die Nichteinhaltung dieser Verpflichtung kann disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen.
3.2. Die Identität des Verfassers der Meldung sowie alle Informationen, die direkt oder indirekt auf die Identität des Verfassers schließen lassen, dürfen nur mit dessen ausdrücklicher Zustimmung an andere Personen als die in Artikel 4 der Richtlinie genannten befugten und zuständigen Bediensteten weitergegeben werden.
Abweichend vom vorstehenden Absatz können die Identität des Verfassers der Meldung und alle anderen im vorstehenden Absatz genannten Informationen offengelegt werden, wenn dies aufgrund des geänderten Gesetzes vom 8. Juni 2004 über die Freiheit der Meinungsäußerung in den Medien oder aufgrund des Rechts der Europäischen Union im Rahmen von Ermittlungen der nationalen Behörden oder im Rahmen von Gerichtsverfahren, insbesondere zur Wahrung der Verteidigungsrechte der betroffenen Person, notwendig und verhältnismäßig ist.
Das im Folgenden beschriebene interne Meldeverfahren gilt für alle Mitarbeiter von Luxinnovation sowie für Personen, die unter der Aufsicht und Leitung von Auftragnehmern, Unterauftragnehmern und Lieferanten arbeiten, für ihre unabhängigen Auftragnehmer, für ihre Mitglieder und die Mitglieder ihres Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgans sowie für ehemalige Mitarbeiter, bezahlte oder unbezahlte Praktikanten, Freiwillige und Kandidaten.
Der Verstoß muss in hinreichend präziser Form gemeldet werden.
Die meldende Person muss die Meldung nach Treu und Glauben schriftlich mit Datum und Unterschrift an die zuständigen Personen richten:
Der Bericht muss mindestens die folgenden Informationen enthalten:
Die meldende Person kann eine anonyme Meldung abgeben, obwohl identifizierte Meldungen dringend empfohlen werden. Bitte beachten Sie, dass alle Meldungen, auch wenn sie anonym sind, in gutem Glauben erfolgen müssen.
Luxinnovation ist verpflichtet, die außergewöhnlichen Umstände, die eine anonyme Meldung rechtfertigen, zu akzeptieren und die Meldung zu bearbeiten.
Wenn die befugte Person, die die schriftliche Meldung erhält, diese für hinreichend präzise und die außergewöhnlichen Umstände für gerechtfertigt hält, muss die anonym meldende Person bereit sein, alle Fragen zu beantworten, die im Rahmen der Bearbeitung der Meldung für nützlich erachtet werden.
Andernfalls ist das Rechtssubjekt nicht verpflichtet, die anonyme Meldung zu bearbeiten.
Sind alle Voraussetzungen für eine anonyme Meldung erfüllt und werden alle zusätzlichen Fragen beantwortet, wird die Meldung in gleicher Weise bearbeitet und weiterverfolgt wie nicht-anonyme Meldungen.
Eine Empfangsbestätigung für die Meldung wird der meldenden Person so bald wie möglich, spätestens jedoch innerhalb von 7 Arbeitstagen nach Eingang der Meldung, zugesandt.
Damit der Rechtsträger die Meldung bearbeiten und weiterverfolgen kann, muss sie hinreichend präzise formuliert sein. Ist dies nicht der Fall, kann der Arbeitgeber seinen Verpflichtungen nicht nachkommen, und Luxinnovation kann beschließen, die Meldung entweder zu den Akten zu legen, ohne weitere Maßnahmen zu ergreifen, oder zusätzliche Informationen anzufordern.
Ist die Meldung hinreichend präzise formuliert, wird sie gemäß dem folgenden Punkt behandelt.
Der Bericht wird an die (vom Direktorium benannten und den Mitarbeitern von Luxinnovation bei jeder neuen Ernennung mitgeteilten) Bevollmächtigten weitergeleitet, die auf der Grundlage der von der meldenden Person gemeldeten Informationen und gegebenenfalls der von den Bevollmächtigten gesammelten zusätzlichen Informationen über die zu ergreifenden Maßnahmen entscheiden.
Zu den in Betracht gezogenen Maßnahmen können insbesondere gehören:
Informationen über die im Rahmen der Weiterverfolgung geplanten oder ergriffenen Maßnahmen und über die Gründe für diese Weiterverfolgung müssen innerhalb eines angemessenen Zeitraums, spätestens jedoch innerhalb von drei Monaten nach der Empfangsbestätigung für die Meldung oder, falls keine Empfangsbestätigung vorliegt, innerhalb von drei Monaten nach Ablauf einer Frist von sieben Tagen nach Eingang der Meldung übermittelt werden.
Die meldende Person wird regelmäßig und auf ihren angemessenen Antrag hin über den Stand der Bearbeitung der Meldung informiert. Die meldende Person kann auch aufgefordert werden, zusätzliche Informationen zu liefern, die für die Bearbeitung der Meldung als notwendig erachtet werden.
a) Wenn die gemeldeten Sachverhalte dies erfordern, wird auf Beschluss der Geschäftsleitung so schnell wie möglich eine Untersuchung durch die befugten Personen durchgeführt, je nach Verfügbarkeit aller Beteiligten und der Komplexität des Falles.
In diesem Zusammenhang wird die Geschäftsleitung je nach Situation die Mitglieder des Ethikausschusses, der sich aus Mitarbeitern von Luxinnovation zusammensetzt, oder gegebenenfalls einen externen Dienstleister beauftragen.
Im Rahmen der Untersuchung können Einzelgespräche mit den folgenden Personen geführt werden:
A report of each interview will be signed and dated by the person interviewed and the persons who conducted the interview.
These exchanges are intended to supplement any documents and information gathered to enable a decision to be taken on the reported breach.
b) On the basis of the reports and other elements gathered, the Ethic Committee will draw up its final investigation report in order to determine whether or not the reported breach has been established. This report will be sent to relevant external final advice (legal, accounting, etc.), before submission to the Management Committee for final decision.
The conclusions of the investigation, i.e. whether or not a breach has been established, will be communicated to the Reporting person and to the perpetrator(s).
The reports of the interviews and any documents and information gathered remain strictly confidential. They may, if necessary, be forwarded to the competent authority at its request or to the courts in the event of a dispute.
c) If the breach is established, appropriate sanctions will be taken against the perpetrator(s) in accordance with article 6 of the Policy.
If the breach is not established, the procedure is closed.
Die meldende Person kann eine externe Meldung bei der zuständigen Behörde und in Übereinstimmung mit den von der zuständigen Behörde eingerichteten Meldewegen und -verfahren einreichen:
Nach dem Gesetz wird die meldende Person ermutigt, die internen Meldewege zu bevorzugen, bevor sie eine Meldung nach außen macht.
Wird ein Verstoß festgestellt, werden angemessene Sanktionen gegen den/die Verursacher des Verstoßes ergriffen.
Die Person, die den Verstoß begangen hat, wird darüber informiert, dass je nach Art und Umfang des Verstoßes rechtliche, strafrechtliche und/oder verwaltungsrechtliche Schritte gegen sie eingeleitet werden können.
a) Die meldende Person, die in gutem Glauben und in Übereinstimmung mit dieser Politik und den geltenden gesetzlichen Bestimmungen eine Meldung macht, darf nicht wegen der gemeldeten Tatsachen Repressalien ausgesetzt werden.
b) Jede Meldung, die nicht in gutem Glauben erfolgt, die irreführende Informationen enthält oder die insbesondere in der Absicht erfolgt, Luxinnovation oder einer bestimmten Person zu schaden, kann jedoch mit Disziplinarmaßnahmen bis hin zur fristlosen Entlassung geahndet werden.
Darüber hinaus kann gemäß Artikel 27(5) des Gesetzes eine meldepflichtige Person, die wissentlich falsche Informationen gemeldet oder veröffentlicht hat, mit einer Freiheitsstrafe von 8 Tagen bis zu 3 Monaten und einer Geldstrafe zwischen 1.500 und 50.000 EUR bestraft werden.
Der Urheber einer Falschmeldung kann auch zivilrechtlich haftbar gemacht werden (auch im Falle einer Meldung, bei der sich der Urheber der Falschheit der gemeldeten Informationen bewusst war), und der Arbeitgeber kann vor dem zuständigen Gericht Schadenersatz für den erlittenen Verlust fordern.
Schließlich ist zu bedenken, dass die Person, gegen die sich die falschen Anschuldigungen richten, eine persönliche Klage wegen Verleumdung oder übler Nachrede gegen den meldenden Arbeitnehmer erheben kann.
c) Die in Punkt 1 vorgesehenen Schutzmaßnahmen gelten auch für Vermittler und Dritte, die mit der meldenden Person in Verbindung stehen und bei denen die Gefahr von Vergeltungsmaßnahmen im beruflichen Kontext besteht (z. B. Kollegen, Verwandte der meldenden Person).
a) Jede Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieser Richtlinie und des Gesetzes erfolgt in Übereinstimmung mit:
Personenbezogene Daten, die eindeutig nicht für die Bearbeitung einer bestimmten Meldung relevant sind, werden nicht erhoben oder, falls sie versehentlich erhoben wurden, unverzüglich gelöscht.
c) Im Einklang mit dem Gesetz vom 16. Mai 2023 und der Datenschutz-Grundverordnung wird die Aufbewahrungsfrist für Dokumente im Zusammenhang mit einer Meldung eines Verstoßes von Fall zu Fall je nach Art des gemeldeten Verstoßes oder Fehlverhaltens festgelegt.
Letzte Änderung: Dezember 2023