Moreno soutient sa transition numérique grâce à Fit 4 Innovation

Implantée au Luxembourg depuis 1995, Moreno Architecture & Associés, du nom de son fondateur Stefano Moreno, est un acteur reconnu du secteur de l'architecture et de l'urbanisme dans le pays. 

Forte de 35 collaborateurs, dont beaucoup comptent 15 à 20 ans d'ancienneté, l’agence affiche quelques réalisations remarquables, voire iconiques comme l’immeuble de bureaux One On One à Luxembourg, l’aménagement d'intérieur / Space planning des locaux de RTL City, l’immeuble résidentiel Omnia à Esch-Belval ou encore la rénovation de l’immeuble Marnix à Bruxelles. 

De la 2D à la 3D: un défi managérial autant que technologique

Depuis de nombreuses années, l’agence Moreno est l’une des rares à travailler encore principalement avec des modélisations 2D, alors que le marché impose de plus en plus la 3D sur l'ensemble des dossiers.

Ce n’est pourtant pas une question de volonté: l'agence avait déjà tenté, par deux fois, de franchir ce cap, mais sans parvenir à aller au bout du process. Avec un constat évident: il ne s’agit pas d’un simple projet à dimension technologique, avec la migration d’un logiciel vers un autre, mais bien plus de la mise en place d’un véritable projet managérial global. Un chantier qui doit aussi gérer l’impact d’une telle transition sur la productivité en tant que telle. 

«Á partir du moment où il s'agissait vraiment de remettre à plat tous nos process, cela nous semblait pertinent de nous appuyer sur l’expertise de professionnels pouvant apporter un regard externe sur la situation. Et c’est en rencontrant la société de conseils Optimease que nous avons été informés de l’existence du programme Fit 4 Innovation», témoigne Stefano Moreno. «Je ne connaissais pas ce programme et je ne pensais même pas que, en tant que PME et active dans le domaine de l’architecture, nous pouvions être éligibles pour des aides publiques».

Le programme Fit 4 Innovation: un accompagnement structuré pour les PME luxembourgeoises

Le programme Fit 4 Innovation est une initiative du ministère de l'Économie, opérée par Luxinnovation. Il s'adresse aux PME établies au Luxembourg souhaitant améliorer leur organisation, leurs processus et leur compétitivité à travers un accompagnement expert sur mesure.

Concrètement, le programme se déroule en deux grandes phases: 

1. Une phase d'audit approfondie – Un regard externe, neutre, permet de dresser une photographie précise de l'existant, d'identifier les points de friction, les axes d'amélioration rapides (les « quick wins ») et les chantiers de fond. 
2. Une phase de déploiement – Structurée autour d'une feuille de route priorisée, elle prévoit des indicateurs de suivi et un accompagnement tout au long de la mise en œuvre.

L’entreprise qui s’engage dans ce programme peut alors bénéficier d'une aide financière partielle de la part du ministère de l'Économie pour couvrir les coûts de la mission de conseil réalisée par ce prestataire agréé par Luxinnovation.

Un audit organisationnel complet pour transformer les processus

Pour mener à bien la phase de diagnostic, le consultant intervenant a multiplié les interviews, impliquant un tiers des collaborateurs de l’agence, afin de comprendre comment fonctionne l'existant et quelles sont les optimisations «faciles» qu’il est possible de faire, tout en gardant à l’esprit la dimension globale du projet. «Dans un contexte de migration ou de changement de process, il est indispensable que tout le monde adhère. L’aspect ‘soft skills’ est alors très important.»

C’est d’ailleurs grâce à cet audit que Stefano Moreno a compris pourquoi les deux premières tentatives de migration avaient échoué: «Notre méthode n'avait pas été bonne, car il n’y avait que quelques personnes qui étaient vraiment embarquées dans le projet. Il n‘y a pas eu de courroie d'entraînement sur le reste de l'équipe.»

J’ai trouvé très intéressant ce regard multisectoriel des équipes de Luxinnovation. Stefano Moreno

Cet état des lieux, dénué de toute dimension émotionnelle, a été bénéfique sur plusieurs plans. Il a permis de mettre le doigt sur certaines façons de fonctionner qui n’étaient pas optimales. «En général, on sent quand il y a des choses qui ne vont pas, mais comme tout bon entrepreneur, on se concentre sur les choses qui vont bien», reconnaît M. Moreno. «Là, on a pu identifier concrètement ce qui souvent ne restait qu’à l’état de ressenti. C’est devenu factuel. Ça fait du bien d'avoir quelqu'un à ses côtés qui nous éclaire sur ces choses que l'on ressent.» 

La feuille de route établie suite à ce travail préparatoire permet donc de couvrir plusieurs axes tangibles: 

• l'uniformisation des livrables et documents,
• la structuration du cycle de vie des projets (de la captation à la clôture),
• la mise en place de templates, 
• le développement des soft skills et de la gestion du changement en interne. 

«Nous sommes une agence plutôt créative et tout le monde est hyper-demandeur de ces propositions. Nous nous rendons bien compte combien nous pouvons gagner en efficacité, passer moins de temps à faire des choses qui nous ennuient et passer plus de temps à faire des choses de qualité et à haute valeur ajoutée. C'est aussi dans l'épanouissement des collaborateurs que réside la clé du processus. On sait que personne n’aime le changement. Mais si ce changement amène un confort et une qualité de travail meilleurs, alors peut-être que ça en vaut la peine!»

L'accompagnement multisectoriel de Luxinnovation

À chaque étape du processus, l’agence nationale d’innovation Luxinnovation a accompagné Moreno Architecture & Associés et lui a apporté une expertise à plusieurs niveaux. «J’ai trouvé très intéressant ce regard multisectoriel des équipes de Luxinnovation. Cette capacité à passer d’un secteur à un autre et de nous apporter des visions et des points de vue différents que nous ne pouvons pas avoir. Ce regard croisé est très important.»

Stefano Moreno souligne aussi la bonne entente entre les équipes de Luxinnovation et celles du prestataire Optimease, condition indispensable pour que cet accompagnement reste fluide et bénéfique pour toutes les parties. 

Des perspectives ambitieuses

La feuille de route de l'agence Moreno Architecture & Associés s'articule autour de l’objectif de migration complète de la production vers les outils 3D. Cela devrait prendre une bonne année. Parallèlement, le déploiement des soft skills et du process management, lui, s'inscrit sur un horizon de deux à trois ans.

«Nous n’avons pas la prétention de viser un modèle idéal. Mais il est essentiel de se prendre le temps pour se poser les bonnes questions, regarder ce qui se passe autour de soi et chercher simplement à faire au mieux. Sans doute dans deux ou trois ans nous referons un temps d'arrêt similaire.»

Peut-être d’ici là l’intelligence artificielle aura fait son entrée à grande échelle dans les process de production de l’agence. «Ça va évidemment faire partie des choses qui vont venir. Nous sommes encore en train d’évaluer comment. 

La conviction la plus forte de Stefano Moreno reste celle-ci: même avant le lancement du déploiement, l'exercice a déjà produit des effets tangibles. C’est pourquoi il encourage sans réserve d'autres PME à franchir le pas. «Faites-le parce que ça en vaut la peine ! N'ayez pas peur, ce n'est pas un effort. C'est même plutôt un plaisir de pouvoir prendre le temps pour son entreprise et un privilège de pouvoir le faire en étant accompagné par des professionnels. Le seul regret que j’ai, c’est de ne pas avoir connu cette opportunité plus tôt! J'aurais peut-être évité les deux premiers échecs.»

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Vous souhaitez, comme l'agence Moreno, prendre le temps de poser un regard externe sur votre organisation, identifier vos axes de performance et structurer votre transformation ? Luxinnovation accompagne les PME luxembourgeoises à chaque étape de leur développement, de l'audit à la mise en œuvre.

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