Externe Einschränkungen können manchmal auch große Chancen bieten. Während der Turbulenzen der COVID-Gesundheitskrise nutzte das Parc-Hôtel Alvisse die Gelegenheit, alle seine Dienstleistungen und Verfahren zu überprüfen, um seinen Kunden ein verbessertes Erlebnis zu bieten.
Jean-Michel Gaudron
Das 1974 eröffnete und regelmäßig modernisierte Parc-Hôtel Alvisse ist eines der letzten unabhängigen Hotels in Luxemburg und im Besitz der Familie Alvisse. Es verfügt über 325 Zimmer und richtet sich hauptsächlich an Geschäftskunden. Es bietet außerdem 14 Säle für bis zu 1.500 Personen für Tagungen, Konferenzen, private Veranstaltungen usw. sowie 480 kostenlose Parkplätze für Autos und Busse.
„Als die COVID-Pandemie begann, stand von einem Tag auf den anderen alles still“, erinnert sich Mireille Micoud, die Managerin des Hotels. „Wir haben dies dann zum Anlass genommen, alle unsere Abteilungen gründlich zu analysieren, um viele Prozesse zu verbessern.“
Im Rahmen des Programms „Fit 4 Digital“ startete das Parc-Hôtel Alvisse die Implementierung von Digitalisierungslösungen, um seine interne Organisation zu verbessern und das Kundenerlebnis zu steigern. „Damals liefen viele unserer Prozesse noch papierbasiert ab. Sie waren sehr mühsam und zeitaufwändig. Ganz zu schweigen davon, dass Dokumente manchmal mechanisch und ohne die erforderliche Sorgfalt ausgefüllt wurden.“
Ausgehend von einem traditionellen Informationssystem wurden schrittweise ergänzende und vernetzte Lösungen hinzugefügt, um die tägliche Verwaltung verschiedener Dienste (Informationsaustausch, Dateispeicherung, Lagerverwaltung, Check-in usw.) zu optimieren. Dies verbesserte nicht nur das Tagesgeschäft des Unternehmens, sondern trug auch zur Modernisierung seines Markenimages bei.
„Dieser gesamte Prozess wurde unter voller Beteiligung der Mitarbeiter und mit viel Unterstützung durchgeführt“, erklärt Frau Micoud. „Seit 2020 gab es eine Reihe von Projekten, und es ist wichtig, dass alle die vorgenommenen Änderungen mittragen können.“ So wurden die IT-Infrastrukturen Schritt für Schritt überprüft und vervollständigt und ihr Sicherheitsniveau erhöht. Digitale Beschilderungen wurden installiert. Online-Check-in-Lösungen, ein globales Aktivitätsmanagement, ein Hosting-Management und ein elektronisches Dokumentenmanagement wurden eingerichtet, und eine Intranet-Plattform für den Informationsaustausch wurde entwickelt. Dies alles sind innovative Entwicklungen, die die Prozesse auf allen Ebenen der Wertschöpfungskette verbessert haben.
Sichtbare Gewinne auf allen Ebenen
Weitere neue Tools wurden bereits implementiert bzw. befinden sich in der Implementierungsphase für Online-Buchungen, Catering-Management und Personalwesen, einschließlich der Rekrutierungsprozesse.
Die Überarbeitung der IT- und Informationssicherheitsinfrastrukturen wurde mit dem Berater Rcarré durchgeführt. „Ihr Einsatz war von unschätzbarem Wert. Sie stellten die richtigen Fragen und konnten Lösungen anbieten. Sie waren sehr aufmerksam und präzise. Sie verstanden die Probleme und passten die Entwicklungen an unsere Bedürfnisse an – nicht umgekehrt.“
Die Vorteile all dieser Veränderungen sind zahlreich und auf allen Ebenen sichtbar. „Wir sparen bei vielen unserer Prozesse viel Zeit“, so Frau Micoud. „Die Abläufe sind einfacher, und es gibt deutlich weniger Informationsverlust. Die Teams wissen genau, was sie wann zu tun haben. Das reduziert den Stress deutlich und trägt zur allgemeinen Verbesserung des Services bei. Die gewonnene Zeit kann für qualitativ hochwertigere Aufgaben eingesetzt werden. Wir verzeichnen einen deutlichen Rückgang der Beschwerden und eine Verbesserung unserer Online-Bewertungen und Rankings. Dies ist eine der direkten Folgen der gewonnenen Informationen und der eingesetzten Technologien.“
Die Verfügbarkeit und Reaktionsfähigkeit der Luxinnovation-Teams waren bemerkenswert. Mireille Micoud, Parc-Hôtel Alvisse
Im Rahmen all dieser Verbesserungsprojekte beteiligte sich das Parc-Hôtel Alvisse auch am Programm „Fit 4 Sustainability“ und führte mit dem anerkannten Beratungsunternehmen Sustain eine detaillierte CO2-Bilanz und ein Energieaudit durch. Diese Bewertungen ermöglichten die Überprüfung aller vorhandenen technischen Anlagen (Kessel, Warmwasserbereiter, Klimaanlage, Gas usw.) und ermöglichten in einem zweiten Schritt die Installation von Photovoltaikanlagen und Ladestationen für Elektrofahrzeuge auf dem Parkplatz.
„Die finanzielle Unterstützung des Staates war für uns bei all unseren Bemühungen besonders wertvoll“, räumt Frau Micoud ein. Sie ist auch dankbar für die Unterstützung durch Luxinnovation in jeder Phase, insbesondere für die Hilfe bei der Beantragung von Finanzhilfen und die kompetente Beratung. „Die Verfügbarkeit und Reaktionsfähigkeit der Luxinnovation-Teams waren bemerkenswert. Als unabhängiges Hotel in Luxemburg schätzten wir besonders ihre Fähigkeit, die besonderen Herausforderungen unserer Branche zu verstehen. Mit ihrer Hilfe konnten wir Projekte realisieren, die wir ohne ihr Fachwissen und ihre strategische Unterstützung nicht hätten entwickeln können.“
